Mars 2020 – Vertigineuse plongée dans le tout-à-distance : les GRETA de Normandie avaient commencé leur mue digitale, ils étaient prêts !

Lorsque les contraintes sanitaires imposent en mars 2020 la fermeture des sites de formation, seul l’enseignement à distance peut permettre la poursuite des parcours engagés par les stagiaires de la formation continue. La mise en œuvre et la réussite de cette mutation exigent :

  • des personnels formateurs, une expertise du digital, tant en termes d’outils qu’en termes de construction pédagogique,
  • des organisations, un équipement adapté et des ressources humaines expertes, tant sur le champ technologique que sur celui de l’accompagnement à distance.
  • des stagiaires, une acculturation et un accès aux outils numériques,

Si le tout à distance est encore, en cette fin d’hiver 2020, inédit tant pour les équipes du réseau des Greta de Normandie que pour les salariés·ées, étudiants.es et demandeurs·euses d’emploi qu’ils accompagnent, le plan de transformation digitale du réseau, mis en œuvre au printemps 2019, leur permet de ne pas être démunis. Le déploiement des enseignements à distance s’accélère mais les outils préexistent, les intervenants sont formés : accompagnés par les équipes du CAFOP de Normandie, et plus particulièrement par Amélie BOUQUAIN et Cyril MAUGÉ, ingénieur·e. pédagogiques, experts du pôle numérique de la DRFPIC de la région académique Normandie et pilotes du plan de transformation digitale du réseau, ils s’appuient sur les compétences développées au cours des mois et années précédentes pour adapter leurs interventions aux conditions singulières imposées par la crise sanitaire et permettent ainsi que soit menée à bien, au cours de cette chaotique année 2020  plus de 80 % des heures de formation contractualisées avant, voire pendant, la crise sanitaire.

Si la transformation digitale du réseau n’avait pas été anticipée dès les premiers frémissement de la révolution numérique et amorcée en amont de cette crise, la réussite aurait été moindre. Il est intéressant de comprendre la démarche mise en œuvre.

 

Transformation digitale des organismes de formation – 2014/2019 – Contexte

 Le développement galopant des technologies, ses conséquences sur les habitudes et attentes des publics cibles des organismes de formation imposent à ces organisations comme à l’ensemble du monde économique et social un effort d’adaptation.

Alors que les années (20-)10 s’achèvent, la lecture des publications spécialisées fait apparaître que la quasi-totalité des travaux engagés dans le sens d’une évolution des pratiques sont centrés sur la digitalisation de la formation, c’est-à-dire une centration sur les outils et leur intégration, plutôt que sur les usages et sans aborder la dimension systémique de la mutation : impacts sur la gouvernance, l’organisation, sur les process, sur les ressources humaines. Michel Serres évoque d’ailleurs la digitalisation comme « la troisième révolution anthropologique majeure ». Or force est de constater que cette digitalisation du monde de la formation, concomitante aux réformes successives dont il fait l’objet – notamment à la Loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel – n’est que la part émergée de l’iceberg : cette profonde mutation impacte en réalité l’ensemble des fonctions de l’organisme de formation.

Les premiers pas alors déjà franchis par le réseau des GRETA de Normandie démontrent clairement qu’introduire des outils sans questionner et repenser la gouvernance, l’organisation, les process et sans réinterroger la place de l’humain sous l’angle de l’expérience utilisateurs est tout à fait insuffisant, voire vain et décision stratégique est prise de lancer un plan pluriannuel de transformation digitale qui inclue l’ensemble de ces aspects.

 

Transformation digitale des GRETA de Normandie – 2019/2022 – Plan stratégique

Objectif – Méthodologie – Outils

Le réseau des GRETA de Normandie, acteur majeur de la formation des professionnels et du développement des territoires depuis plus de 50 ans se devait de relever le défi de l’ère numérique. Les constats contextuels imposaient pour ce faire une ambitieuse transformation systémique. Avec pour guides la rigueur et l’agilité, avec pour visée l’inatteignable excellence, les experts du pôle numérique de la DRFPIC, Délégation régionale à la formation professionnelle initiale et continue de l’académie de Normandie, initiateurs et pilotes du plan de transformation digitale des GRETA de Normandie ont développé une méthodologie et des outils inédits, s’appuyant sur le principe de la Qualité (critères et indicateurs) et sur les travaux du chercheur Jacques WALLET, plus particulièrement sur sa grille PADI, qui permet de mettre en évidence le niveau de maturité de transformation digitale de l’organisme de formation, à partir de l’équilibre ou du déséquilibre entre les 4 pôles à l’œuvre dans tout organisme de formation, continue ou initiale,  : la PÉDAGOGIE, les ACTEURS, les DISPOSITIFS, et l’INSTITUTION (PADI). A partir de ces éléments de recherche, les ingénieur·e de la DRFPIC ont produit :

  • Le plan stratégique pluriannuel, ses 4 enjeux et 15 actions prioritaires,
  • Le guide des bonnes pratiques de transformation digitale d’un organisme de formation, 4 piliers (PADI) et 19 critères
  • Le guide de l’auditeur, maillon essentiel de la réalisation du diagnostic et de la définition d’un plan d’action

La méthodologie créée est évolutive, et permet de s’adapter aux évolutions à venir en termes de transformation digitale et d’un nouveau plan stratégique.

Diagnostics – Préconisations – Plans d’action

 Pour chacun des 7 GRETA que comporte le réseau normand, et de sorte à assurer à terme une homogénéité des prestations tout en tenant compte des potentielles spécificités, une stratégie académique est à l’œuvre depuis janvier 2019 et mobilise les experts du numérique comme l’ensemble des acteurs des GRETA, toutes fonctions confondues.

  • Constitution d’un « COPIL » transformation digitale pour chaque GRETA.
  • Réalisation du diagnostic de maturité digitale du GRETA : sur base du référentiel des bonnes pratiques, entretiens semi-directifs d’un échantillon représentatif de toutes catégories du personnel du GRETA.
  • Restitution des éléments de diagnostic et rédaction d’un rapport de diagnostic qui fait état de l’évaluation des performances du GRETA sur chacun des critères et indicateurs, analyse critériée.
  • Préconisations sous forme d’un plan d’action de transformation digitale propre à chaque GRETA : plan de professionnalisation, mise en adéquation des fiches de poste avec l’évolution des métiers, développement de l’offre numérique de formation, lisibilité à l’interne de la stratégie de transformation digitale, investissements, ….
  • Évaluation des compétences des personnels sur les applications du poste de travail et les nouveaux usages du numérique et réalisation d’une cartographie des compétences informatiques et numériques de chaque GRETA, par typologie d’acteurs.
  • Mise à disposition d’un outil d’autodiagnostic pour réévaluation régulière du PADI.

Point d’étape et perspectives

Le travail de diagnostic ainsi mené a fait émerger des constats communs aux 7 GRETA de la région académique Normandie, devenus autant d’axes prioritaires :

  •  L’outillage administratif et financier se démultiplie et vient souvent en doublon, voire en dissonance, avec les attentes des partenaires, financeurs et clients externes.
  • L’accompagnement et la coordination des missions numériques spécifiques ou systémiques doivent être confiés, au sein de chaque GRETA, à un pôle numérique dédié, à étoffer ou créer.
  • La compétence pédagogique des formateurs s’avère toujours plus prégnante dans l’enseignement numérique avec un décentrage des compétences traditionnelles vers la production et l’utilisation de ressources multimédias, vers l’accompagnement des apprenants, également.

 Les plans d’action consécutifs aux dits diagnostics, actés par les comités de pilotage des GRETA de l’échelon académique ont été construits sur ces constats et les performances réalisées en termes d’enseignement à distance depuis mars 2020 attestent de l’investissement des équipes, administratives autant que pédagogiques, dans cette démarche de transformation digitale du réseau.

Ce résultat n’est pas celui du hasard : les études et recherches en le domaine démontrant que l’humain est à la fois le plus grand frein et le moteur le plus puissant de la transformation digitale d’une organisation, la réussite du projet exigeait que tous les acteurs des GRETA, toutes fonctions confondues, se sentent fondamentalement impliqués : ce postulat a constitué l’une des fondations de la méthodologie créée par les ingénieur.e de la DRFPIC ainsi que du déploiement du plan stratégique de transformation digitale. Les diagnostics ont été menés de sorte à fédérer les équipes autour du numérique,  et d’améliorer la prise en compte de l’expérience utilisateur.

Aujourd’hui, la question du digital est de plus en plus traitée de manière transversale, systémique et systématiquement questionnée et prise en compte à l’aune des actions menées au sein de chaque GRETA.

Enfin, la transformation digitale engagée a également permis d’interroger les nouvelles fonctions au sein d’un organisme de formation. Le projet est porteur autant pour l’organisation que pour ses personnels :

  • création de nouvelles missions, dont celle de référent numérique,
  • identification et reconnaissance des compétences digitales de chacun·e, en cohérence avec ses missions,
  • déclinaison de plans de formation sur mesure, pour la performance collective et l’enrichissement des parcours individuels.

 

Conclusion

C’est parce que le réseau des GRETA de Normandie a mené, dès les premiers frémissements de la transformation digitale de la formation, une politique volontariste destinée à prendre le virage avec succès et à un rythme cohérent avec celui des transformations de la société, que ses équipes – largement impliquées dans le processus de mutation –  ont pu assurer la continuité pédagogique, l’accompagnement adapté et la réussite de ses stagiaires lorsque la crise sanitaire a imposé la distanciation physique.  La COVID a accéléré le processus engagé et prouvé la pertinence et la performance de la méthodologie et des outils « made in Normandie ». Une méthodologie et des outils aussi exclusifs qu’innovants, dont le déploiement dans d’autres académies est à l’étude dans le cadre du consortium e-greta : la démarche construite pour les GRETA de Normandie par Amélie BOUQUAIN et Cyril MAUGÉ  a fait ses preuves et est en passe de faire modèle.